Les 5 étapes clés de la transition numérique
Aujourd’hui la transformation numérique est devenue un enjeu essentiel pour de nombreuses entreprises qui souhaitent trouver de nouvelles sources de revenus et augmenter son efficacité opérationnelle. Dans certains cas, cette étape est inévitable au risque de perdre des parts de marché, voire pire.
Cette démarche se généralise de plus en plus mais elle n’en reste pas moins complexe. Bien que ce genre de projet puisse vous apporter de nombreuses améliorations, il doit être bien préparé et suivi.
Voici les 5 étapes clés qui vous aideront à engager votre transition digitale.
Qu'est-ce que la transformation digitale ?
La transformation numérique ou transition digitale désigne le processus d’intégration de nouvelles technologies numériques au sein d’une entreprise, dans tous ses aspects. Cette transformation remet en cause les modes de fonctionnement dits “traditionnels” en mettant en place de nouveaux outils numériques permettant aux entreprises de faciliter certaines procédures, de devenir plus concurrentielles et de réorganiser ses processus.
À l’ère du digital, la transformation numérique représente un enjeu primordial pour les entreprises qui risquent de perdre des parts de marché considérables si elles n’engagent pas leur transition. Pour Max Huard, PDG d’Oracle Corporation, « la transformation digitale n’est pas un choix, c’est une obligation pour les entreprises si elles veulent survivre dans un contexte où le client désormais hyperconnecté a pris le pouvoir ».
Les 5 étapes clés de la transformation numérique
Étape 1 : L'audit de l'existant
L’audit de l’existant est une étape indispensable au bon démarrage de sa transition digitale. Il s’agit dans cette première étape de faire un état des lieux complet de l’entreprise en terme de numérisation. L’auditeur va répertorier ainsi tous les process afin de distinguer ceux qui ont déjà été digitalisés de ceux qui ne le sont pas et qui pourraient être améliorés par les nouvelles technologies.
De cette façon, vous avez une vision globale des points forts et des points d’amélioration de votre entreprise en termes de digitalisation.
Ce diagnostic est primordial, il déterminera par la suite la stratégie de transition à mettre en place pour votre entreprise.
Quand et pourquoi réaliser un audit ?
Il convient de le réaliser dès le début du projet de transition numérique. Il peut être mis en place pour plusieurs raisons :
Obtenir un avantage concurrentiel
Se mettre à niveau par rapport à ses concurrents
Rajeunir ses processus
Gagner en efficacité
Il donc essentiel de passer par la phase de l’audit afin de faire identifier par un professionnel les améliorations possibles et d’atteindre son objectif.
L’auditeur apportera un regard externe sur votre organisation et mettra son expertise à votre disposition.
Étape 2 : L'analyse des besoins
Après l’audit de l’existant, vous avez une vue d’ensemble sur tous les processus de l’entreprise et vous pouvez cibler les dysfonctionnements éventuels ainsi que les opportunités d’amélioration.
L’étape de l’analyse des besoins va permettre d’identifier les leviers d’actions où le numérique pourra apporter une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. Quelques exemples de mise en œuvre d’une démarche de transformation digitale associée à la stratégie d’entreprise :
Traduire son site web pour se développer à l’international
Digitaliser ses processus internes pour gagner en productivité
Automatiser certaines tâches à non valeur ajoutée pour gagner en efficacité
Optimiser ses outils collaboratifs pour fluidifier le travail à distance
…
L’analyse des besoins doit se traduire par une vraie liste d’actions concrètes et définies : celle-ci prend en compte les nouvelles procédures, les procédures existantes améliorées et les changements d’organisation. Cette analyse ne se limite pas aux besoins numériques mais englobe bien tous les changements qui viendront suite à la mise en place de ces novelles technologies.
Étape 3 : Évaluer le financement nécessaire
Tous les projets identifiés précédemment nécessiteront un budget. Qu’il s’agisse de remplacer des systèmes existants ou d’améliorer certains processus, vos investissements devront être mesurés et ventilés en fonction des objectifs attendus par cette transition numérique.
De plus, la transformation digitale de votre entreprise ne se fera pas en une seule étape, vous risquez d’engager des frais très importants pour des résultats souvent décevants. La digitalisation doit se faire pas à pas, dans une démarche de test and learn.
Étape 4 : Prendre en compte ses collaborateurs
L’un des enjeux de la transformation numérique va être de combler le fossé culturel : en effet, tout le monde n’a pas la même aisance face aux outils digitaux. Les premières réactions à l’annonce du changement sont parfois réticentes et les évolutions vers la digitalisation peuvent effrayer certains collaborateurs.
Le facteur humain est au cœur de cette transition, en effet, à lui seul il peut compromettre la réussite du projet en s’opposant à ces changements. Il va donc être de votre responsabilité d’apporter une vision claire de la stratégie de l’entreprise mais aussi d’aider les collaborateurs les moins avancés et les plus réticents à comprendre l’enjeu de la digitalisation et de les former en conséquence.
Pour commencer, le projet doit être porté par la direction : il nécessite un management efficace, convaincu et qui englobe tous les collaborateurs. Il ne suffit pas d’installer du numérique au sein de son entreprise : il faut que les acteurs se saisissent de ces nouveaux usages et découvrent tout leur potentiel. C’est pourquoi les équipes doivent être associées au projet dès ses prémisses. Dès lors, ils se sentiront concernés par cette évolution digitale et ne la considèreront pas comme une contrainte.
En bref, impliquer vos collaborateurs et les former aux nouveaux outils est un enjeu fondamental à la bonne réussite de votre projet.
Étape 5 : Mesurer ses résultats
Vous avez désormais lancé votre projet de transformation numérique et vos collaborateurs sont formés et à l’aise avec les outils et logiciels proposés ? Bravo, il ne vous reste plus qu’à mesurer les résultats obtenus, que ce soit en termes d’efficacité, de retour sur investissement ou encore de satisfaction interne.
Pour observer les résultats apportés à votre entreprise, le choix des KPIs (Key Performance Indicator) est important et doit être adapté à chaque projet et à vos objectifs. Ils servent à croiser, analyser et interpréter les données du projet afin d’en tirer des conclusions et axes d’améliorations.
Il existe une quantité innombrable de KPIs mais voici quelques exemples :
Les KPIs centrés commerce / marketing
le chiffre d’affaires
les parts de marché
le nombre de clients ou prospects
le taux de conversion
le coût d’acquisition
le ROI (Return On Investment, Retour sur investissements)
Les KPIs interne
adhésion au projet
utilisation des outils
satisfaction des équipes
productivité des employés
recrutement et rétention des employés
Les KPIs concernant votre image
la notoriété
l’image de marque
la satisfaction client
le positionnement de la marque
la fidélité de la clientèle
- …
Il ne sert à rien de vouloir mettre un maximum de KPIs, l’idée est de trouver des KPIs pertinents, simples à comprendre. Mieux vaut se limiter à une dizaine d’indicateurs principaux pour ne pas se perdre et garder une objectivité sur les résultats. Pensez à les garder dans un document afin d’en faire une comparaison périodique pour suivre l’évolution de vos objectifs.
Attention, ne pas laisser de côté les indicateurs internes : comme dit précédemment, la transformation numérique doit inclure l’ensemble des collaborateurs. Il est donc conseillé de suivre leur adaptation aux nouveaux outils, leur utilisation et leur satisfaction avec des KPIs dédiés.
Que faire en cas de déception ?
La transformation numérique est un long processus impliquant des ressources humaines et financières. S’il est possible de lancer rapidement ses démarches de transition digitale, les retours positifs sont souvent plus longs à se montrer. Il n’empêche que la persévérance a souvent fait ses preuves.
Si l’adoption de vos nouveaux outils n’est pas une pleine satisfaction en interne, échanger rapidement avec vos équipes pour sonder leurs problématiques et souhaits, puis faites les ajustements nécessaires. Vous pouvez également en parler avec votre fournisseur qui aura sans doute des conseils et idées d’amélioration à vous proposer.
Conclusion
Nous vous l’avons dit en introduction, ce genre de projet n’est pas une mince affaire. Vous vous sentez un peu perdu ? Vous ne savez toujours pas par quoi commencer ? Vous souhaitez vous faire accompagner tout au long du projet ?
Deckad vous accompagne dès l’audit de l’existant jusqu’à la maintenance de vos nouveaux outils. Nous mettrons tout notre savoir-faire dans la définition de vos besoins afin de vous aider à construire les outils adaptés à votre entreprise.
Deckad est une société experte dans le développement de solution numérique pour les entreprises. Retrouvez nous sur les réseaux sociaux
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