Les outils collaboratifs indispensables pour un télétravail optimal

Les outils collaboratifs désignent toutes les solutions numériques permettant de faciliter la collaboration au sein d’une entreprise. Avec la crise du Covid-19, le télétravail s’installe durablement dans de nombreuses entreprises. Parmi celles-ci, de plus en plus intègrent des outils collaboratifs afin de faciliter les échanges entre leurs équipes.

Que les collaborateurs soient réunis dans le même espace, ou si certains sont en télétravail, les outils collaboratifs révolutionnent notre façon de travailler.

Pourquoi passer au travail collaboratif ?

Les méthodes de travail collaboratives misent sur l’intelligence collective pour suivre, faire avancer les projets et gagner en performance. Pour ce faire, tout doit être organisé pour fluidifier la collaboration et la communication entre les salariés et partenaires externes.

De nombreux outils permettent d’optimiser le travail collaboratif à distance en répondant aux enjeux suivants :

  • Faciliter la communication et la collaboration

  • Renforcer la culture de l’entraide entre les collaborateurs

  • Améliorer la productivité des équipes par une meilleure communication interne et une stimulation de l’intelligence collective. 

  • Améliorer le suivi de l’avancement des différents projets et dossiers. 

  • Stocker des données et le partage de fichiers

  • Organiser des réunions à distance

Une étude d’Ipsos/OpenMind Kfé nous révèle que les entreprises ayant adoptées le travail collaboratif voient de réels effets positifs sur le partage de connaissances pour 69% des sondés, la productivité des équipes pour 65%, la résolution des problèmes pour 62%, la motivation des salariés pour 60%, et enfin, la créativité pour 59% d’entre eux.

Les 6 outils collaboratifs que nous vous recommandons :

C’est la solution dédiée au travail d’équipe en toute sécurité. Elle a été conçue pour améliorer la productivité des entreprises par le biais d’applications innovantes.
Microsoft 365 fait évoluer la façon dont les entreprises travaillent en permettant aux collaborateurs d’accomplir leurs tâches depuis n’importe quel appareil tout en garantissant un niveau de sécurité avancé. 

Teams.

Teams se positionne comme la plateforme pour mettre en œuvre et optimiser le travail d’équipe. Son objectif est de faciliter le travail d’équipe en réunissant un panel de fonctionnalités utiles pour la collaboration.

Depuis un espace central, Teams intègre la visioconférence, le stockage et le partage de fichiers, ainsi qu’une messagerie instantanée. L’outil vous donne la possibilité de lier votre messagerie Microsoft Outlook et son calendrier afin de planifier vos réunions en ligne dans votre agenda et d’accéder à vos e-mails et contacts. De plus, il vous permet de rechercher, partager, modifier ou co-éditer des fichiers en temps réel et en simultané tout en étant stockés dans son espace cloud.

En plus, la plateforme offre la possibilité d’ajouter des applications externes telles que Trello, Forms, Box, Evernote, Asana, etc… pour compléter ses fonctionnalités.

L’authentification multi-facteur combiné au chiffrement des données assure un espace sécurisé pour la connexion de vos équipes et le travaille à distance.

OneDrive

OneDrive est un outil Microsoft Office 365 qui propose un espace d’enregistrement de vos documents en ligne et accessible depuis tous les supports et appareils à condition d’avoir une connexion internet. Vos documents sont stockés sur le Cloud, tous les collaborateurs ayant un droit d’accès pourront les télécharger, les consulter en ligne ou les modifier.

En tant qu’outil collaboratif, il propose de travailler directement sur la version Cloud d’un fichier et de voir en temps réel les personnes présente sur le document et les modifications effectuées. Les utilisateurs peuvent également travailler en mode hors ligne, les modifications seront synchronisées lors de la prochaine connexion.

2. Les outils Atlassian pour une gestion de projet Agile :

La suite d’outils Atlassian est historiquement connue pour son premier produit, le gestionnaire de tickets JIRA. L’entreprise développe par la suite de nombreux outils s’interconnectant de manière à visualiser l’entièreté des projets, des tâches et des équipes associées.

Vous pourrez, par exemple, créer de la documentation dans Confluence et y intégrer des tickets Jira ainsi votre tableau de bord Trello.

La plupart des outils Atlassian (Confluence, Jira Work Management, …) sont gratuits jusqu’à 10 utilisateurs, sauf Jira Service Desk qui reste gratuit jusqu’à 3 utilisateurs.

Jira

Jira s’ouvre à tous corps de métier et n’est plus un outil de gestion de projet uniquement pour les développeurs.

Jusqu’aujourd’hui, Jira était l’outil numéro 1 pour la gestion de projet de développement logiciel et les équipes agiles. Atlassian va désormais plus loin en déployant Jira Work Management dédiée à l’ensemble des équipes et métiers d’une entreprise.

L’idée est de permettre aux équipe RH, marketing, commerciales, finance, juridiques, etc…, de se connecter facilement entre eux pour une gestion de projet optimale assurée par l’outil.

L’interface a été pensée pour gérer des projets efficacement, avec un système de tâches que l’on peut trier par projet et attribuer aux membres de son équipe. Vous avez la possibilité de voir la globalité des tâches dans le calendrier au jour, à la semaine ou au mois. Pour suivre l’état d’avancement, il est possible de personnaliser un workflow et une fonctionnalité de reporting accompagne le suivi des projets en temps réel.
Enfin, l’outil donne la possibilité de construire et d’intégrer facilement des formulaires à votre site web dans un but de collecte de feedback.

À savoir : Jira Work Management bénéficie de toutes les fonctionnalités natives de la famille de produits Jira, incluant les flux de travail partagés, l’automatisation pour les tâches quotidiennes et les contrôles de confidentialité avancés pour protéger vos données.

Confluence

Confluence est une plateforme de création de contenu collaborative, simple d’utilisation, tous vos documents sont accessibles aux membres de votre équipe.

L’interface est relativement similaire à un éditeur de texte classique avec des fonctionnalités supplémentaires. Vous pourrez, entre autres, créer facilement des tableaux ou graphiques, intégrer des visuels, des listes de tâches, mais aussi mentionner une personne de l’équipe, intégrer des éléments d’autres outils comme Trello ou Jira.

Réel avantage lors de travail en équipe, Confluence propose la fonctionnalité de coédition qui offre la possibilité aux collaborateurs de voir qui est à l’origine des modifications effectuées et de travailler simultanément sur le même document.

Si l’inspiration vous manque, Confluence vous propose des modèles de pages personnalisables vous guidant dans la création de vos contenus.

Trello est un outil collaboratif en ligne qui permet de coordonner les tâches de vos différents projets grâce à des tableaux de bord clairs et intuitifs. Vous aurez la possibilité d’organiser vos tableaux en créant des listes, puis des cartes de “tâches” dans lesquelles vous pourrez créer des étiquettes, des check-lists, mettre des dates limites ou des pièces jointes. Vous pourrez également assigner ces cartes à certains de vos collègues.

La fonction de glisser-déposer rend l’outil très simple à utiliser et permet d’avoir une vision large sur l’avancement de ses projets.

InVision est un outil de création de maquettes interactives pouvant être utilisé par des professionnels du design, des graphistes, ou toute personne souhaitant maquetter un projet numérique.

Il permet de créer une maquette cliquable et très réaliste du projet final, mais aussi de partager le contenu à ses collaborateurs ou clients afin de recueillir des avis, commentaire ou afin de collaborer directement en ligne.

Un historique des différentes versions est mémorisé pour pouvoir modifier les designs, et revenir en arrière si nécessaire.

Deckad pour mettre en place vos futurs outils collaboratifs

Deckad vous accompagne dans votre transformation digitale et dans le pilotage et la mise en œuvre de vos outils collaboratifs.

Trop d’outils collaboratifs au sein de votre entreprise, vous ne savez plus où donner de la tête ? Vous n’arrivez pas à vous décider sur les meilleurs solutions pour votre activité ? Nos experts vous guident dans la définition d’une solution adaptée à vos besoins prenant en compte vos contraintes et obligations.

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